Im Zuge der letzten Stiftungsrechtsreform wurde die Einführung eines bundesweiten elektronischen Stiftungsregisters beschlossen, das die bislang von den Bundesländern geführten Stiftungsverzeichnisse ablösen soll. Der Zeitplan für die Einführung hat sich jedoch verschoben: Das Register wird nun erst zum 1. Januar 2028 seinen Betrieb aufnehmen. Diese Verschiebung gibt bestehenden Stiftungen wertvolle Zeit, sich auf die neuen Transparenz- und Meldepflichten vorzubereiten.

Der neue Zeitplan

Mit dem Inkrafttreten des neuen Stiftungsregisters zum 1. Januar 2028 ändern sich die Abläufe grundlegend:

• Neugründungen: Ab 2028 wird die Eintragung im Register für alle Neugründungen verpflichtend und ist Voraussetzung für die Erlangung der Rechtsfähigkeit.
• Bestehende Stiftungen: Für Altstiftungen gilt eine Übergangsfrist. Sie müssen bis spätestens zum 31. Dezember 2028 zur Eintragung angemeldet werden.

Bis zum Start des Registers im Jahr 2028 bleibt es bei der bisherigen Praxis: Die Stiftungsverzeichnisse werden weiterhin von den Bundesländern geführt und Vorstände müssen ihre Vertretungsmacht wie gewohnt durch eine behördliche Vertretungsbescheinigung nachweisen.

Neue Mitteilungs- und Dokumentationspflichten

Mit der Eintragung in das Stiftungsregister gehen umfangreiche Mitteilungs- und Dokumentationspflichten einher. Dem Register sind insbesondere folgende Informationen mitzuteilen:

• Name, Sitz und Datum der Anerkennung,
• Angaben zu Vorstandsmitgliedern und besonderen Vertretungsbefugten, einschließlich Name, Geburtsdatum, Wohnort und Vertretungsmacht (sowie ggf. deren Beschränkungen),
• Mitteilungen über Satzungsänderungen nach der Eintragung sowie
• Informationen zu Auflösung, Zusammenlegungen, Insolvenzverfahren oder Liquidation.

Darüber hinaus sind dem Register folgende Dokumente zur Verfügung zu stellen:

• Anerkennungsbescheid,
• Aktuelle Satzung und
• Urkunden zur Bestellung der Organe.

Nach erfolgter Eintragung müssen Stiftungen künftig einen Rechtsformzusatz führen:

• Ewigkeitsstiftungen: „e.S.“ oder „eingetragene Stiftung“ und
• Verbrauchsstiftungen: „e.VS“ oder „eingetragene Verbrauchsstiftung“.

Auch nach der erstmaligen Eintragung müssen die Stiftungen darauf achten, sämtliche Informationen und Unterlagen im Register stets auf dem aktuellen Stand zu halten. Zwar hat das Register lediglich deklaratorische Wirkung, jedoch entfaltet es eine negative Publizitätswirkung: Was nicht im Register eingetragen ist, gilt im Rechtsverkehr als nicht existent.

Datenschutz: Neue Risiken durch öffentliche Einsicht

Das neue Stiftungsregister wird öffentlich zugänglich sein. Jeder kann ohne Einschränkungen Einsicht nehmen. Für Stiftungen kann dies ein Risiko darstellen, etwa wenn sensible Informationen wie das Grundstockvermögen oder Angaben zum Stifter und seinen Angehörigen in öffentlich einsehbaren Dokumenten enthalten sind. Eine Einschränkung der Einsichtnahme durch Schwärzungen bestimmter Stellen ist bei berechtigtem Interesse der Stiftung zwar grundsätzlich möglich. Welche Informationen im Einzelnen geschwärzt werden dürfen und wie die Praxis der Registerführung aussehen wird, ist derzeit jedoch noch nicht abschließend geklärt.

Stiftungen sollten die gewonnene Zeit bis 2028 nutzen, um ihre öffentlich einsehbaren Dokumente zu prüfen, damit vertrauliche oder sensible Angaben nicht unnötigerweise offengelegt werden. Vertrauliche Details könnten gegebenenfalls in nicht öffentliche Geschäftsordnungen ausgelagert werden.

Fazit

Die Verschiebung des Registerstarts auf den 1. Januar 2028 nimmt den unmittelbaren Zeitdruck, ändert aber nichts an der Notwendigkeit der Vorbereitung.

Das Register wird die Transparenz erhöhen und den Nachweis der Vertretungsbefugnis (statt der bisherigen Bescheinigungen) langfristig vereinfachen. Bestehende Stiftungen sollten die zusätzliche Zeit nutzen, um ihre internen Dokumente „registerfest“ zu machen und die künftigen Meldepflichten in ihre Verwaltungsabläufe zu integrieren.

Ein Beitrag von Christopher Schibbe