Durch das Inkrafttreten des „Gesetzes zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiRUG) und des „Gesetzes zur Ergänzung der Regelungen zur Umsetzung der Digitalisierungsrichtlinie“ (DiREG) ist die Digitalisierung der Notariatsarbeit in den letzten zwei Jahren deutlich vorangeschritten. In einigen europäischen Ländern ist es nun auch möglich, Unterschriften mittels Videokonferenzen notariell beglaubigen zu lassen. In Deutschland ist dies bisher nicht der Fall.
Bestimmte Erklärungen können im Rechtsverkehr erst verwendet werden, wenn die Echtheit des Dokuments oder der Unterschrift durch eine notarielle Beglaubigung bestätigt wurde. In der Praxis wird dies etwa bei Erklärungen gegenüber dem Handelsregister oder dem Grundbuchamt relevant.
Nach § 40 Abs. 1 BeurkG soll eine Unterschrift nur beglaubigt werden, wenn sie in Gegenwart des Notars vollzogen oder anerkannt wird. Für die Beglaubigung einer Unterschrift ist es erforderlich, dass der Notar aufgrund der „Einheitlichkeit des Ortes“ den Vollzug der Unterschrift durch den Unterschreibenden mit eigenen Sinnen wahrnimmt. Die Fernbeglaubigung einer Unterschrift, etwa mittels einer Videokonferenz, ist damit ausdrücklich nicht möglich.
Seit dem 1. August 2022 ist es unter den Voraussetzungen des § 40a Abs. 1 BeurkG nun jedenfalls zulässig, eine qualifizierte elektronische Signatur im Sinne des § 126a Abs. 1 BGB mittels Videokommunikation zu beglaubigen. Erforderlich hierfür ist nach § 40a Abs. 1 Satz 1 Alt. 2 BeurkG allerdings, dass hierfür das nach § 78p BNotO von der Bundesnotarkammer betriebene Videokommunikationssystem verwendet wird. Die Benutzung von Videokommunikationssystemen privater Anbieter ist beurkundungsrechtlich nicht gestattet. Erfolgen kann die Beglaubigung mittels Videokommunikation zudem gem. § 40a Abs. 1 Satz 2 BeurkG nur dann, soweit dies durch Gesetz zugelassen ist. Ausdrücklich gesetzlich zugelassen ist dies für Anmeldungen zum Handelsregister (§ 12 Abs. 1 HGB), Anmeldungen zum Genossenschaftsregister (§ 157 Satz 2 GenG), Anmeldungen zum Partnerschaftsregister (§ 5 Abs. 2 PartGG), Anmeldungen zum Vereinsregister (§ 77 Abs. 2 BGB), Übernahmeerklärungen zur Stammkapitalerhöhung einer GmbH (§ 55 Abs. 1 Satz 2 GmbHG) und ab dem 1. Januar 2024 auch für Anmeldungen zum neuen Gesellschaftsregister.
In den Niederlanden können dagegen bereits jetzt jegliche Unterschriften per Videokonferenz beglaubigt werden. Dafür unterschreibt der Unterzeichner vor der Kamera zunächst auf einer Kopie seines Reisepasses und danach auf dem zu unterzeichnendem Dokument. Die beiden unterschriebenen Kopien werden als PDF und das Original-Dokument wird per Post an das Notariat übersandt.
Die durch einen niederländischen Notar mittels Videokommunikation beglaubigte Unterschrift kann jedoch nicht im Rechtsverkehr in Deutschland genutzt werden. Denn in Deutschland anzuerkennen wäre eine solche elektronische Beglaubigung nur dann, wenn sie einer inländischen Beglaubigung gleichwertig ist. Für eine im Ausland im Wege der Videokommunikation erfolgte Unterschriftsbeglaubigung ist dies nicht der Fall, da dieses Verfahren in Deutschland gerade nicht zulässig ist.
Um die Digitalisierung der Notariatsarbeit weiter voranzuführen, bedarf es daher noch weiterer gesetzgeberischen Reformen. Wann mit weiteren Gesetzesreformen zur rechnen ist, bleibt abzuwarten.
Ein Beitrag von Veit Mauritz